Le SAFIMA recrute un secrétaire réceptionniste (en remplacement de congé de maternité de 12 mois)

Le SAFIMA recrute un secrétaire réceptionniste (en remplacement de congé de maternité de 12 mois)

Le SAFIMA recrute un secrétaire réceptionniste(en remplacement de congé de maternité de 12 mois)

IDENTIFICATION DE L’EMPLOI :

Titre : Secrétaire - Réceptionniste (en remplacement d’un congé de maternité : 12 mois)

Statut : Temps complet (35 heures/ semaine)

Lieu de travail : 50 rue Thouin, Repentigny, pavillon Desjardins, suite 202, Québec, J6A 4J4

Supérieur immédiat : Coordination

RÉSUMÉ DE L’EMPLOI :La/le secrétaire réceptionniste relève de la coordination et fournit une assistance administrative dans la réalisation des projets.

La personne titulaire de ce poste est responsable d’assurer l’accueil des visiteurs, d’effectuer le suivi de communication et de gérer l’inventaire et l’approvisionnement des fournitures de bureau.

PROFIL RECHERCHÉ :-Expérience de travail éprouvée en tant que secrétaire réceptionniste, représentant de bureau de réception ou rôle similaire;

-Diplôme d'études secondaires; certification supplémentaire en gestion de bureau est un plus;

-Solides compétences en communication écrite et verbale;

-Maîtrise de Microsoft Office Suite, Canva;-Excellentes compétences organisationnelles;

-Compétences multitâches et de gestion du temps, avec la capacité de hiérarchiser les tâches;

-Expérience pratique avec les outils de bureau (par exemple, télécopieurs et imprimantes);

-Attitude professionnelle et du service à la clientèle;

-Capacité d'être ingénieux et proactif lorsque des problèmes surviennent.

DESCRIPTION DE TÂCHES :

-Accueillir les usagers dès leur arrivée au bureau;

-Diriger les visiteurs vers la personne et le bureau appropriés;

-Répondre, filtrer et transférer les appels téléphoniques entrants;

-S’assurer que la zone de réception est bien rangée et présentable ;

-Fournir des informations de base et précises en personne et par téléphone ou par courriel;

-Recevoir, trier et distribuer les envois;

-Maintenir la sécurité du bureau en suivant les procédures y relatives et en contrôlant l'accès via la réception;

-Commander des fournitures de bureau et tenir un inventaire des stocks;-Mettre à jour les calendriers et planifier des réunions;

-Effectuer d'autres tâches de réceptionniste comme le classement, la photocopie, la transcription et la télécopie;

-Maintenir la continuité entre les équipes de travail en documentant et en communiquant les actions, les irrégularités et les besoins continus;

-Contribuer à l'effort d'équipe en réalisant des tâches connexes au besoin.

Comment postuler

**Les candidatures devront inclure une lettre de motivation et un curriculum vitae. Elles peuvent être acheminées, au plus tard le 10 janvier 2025, en un seul fichier par courrier électronique à : coordination@safima.ca

**Nous remercions les candidats-es de leur intérêt, toutefois, nous ne communiquerons qu'avec les personnes retenues pour une entrevue.

Le SAFIMA se réserve le droit de mettre fin à la réception des candidatures, dès que le poste aura été pourvu.

Entrée en fonction à la mi-février 2025.

Le poste est basé à Repentigny (Québec).